La gestion de la TVA pour une micro-entreprise assujettie à cette taxe peut sembler complexe, surtout lorsqu’il s’agit de refacturer des frais à ses clients. Cet article examine les principes clés de la refacturation des frais, en prenant l’exemple de l’achat de services tels qu’une nuit d’hôtel, un billet de train et un repas au restaurant.
Pourquoi refacturer les frais ?
Refacturer des frais est courant dans le cadre d’une prestation de service où la micro-entreprise engage des dépenses pour le compte de son client. Cela permet de transférer le coût de ces dépenses au client tout en respectant les obligations fiscales, notamment en matière de TVA.
Les types de frais et leur TVA
Certains produits comportent de la TVA non récupérable. C’est le cas pour les transports en général (train, avion, voiture…).
Pour les autres produits et service la TVA peut s’appliquer sur différentes bases et être remboursable si vous êtes assujetti.
Exemple de services :
- Nuit d’hôtel : La TVA est remboursable.
- Billet de train : La TVA n’est pas remboursable.
- Repas au restaurant : Peut comporter différentes taux de TVA (5,5%, 10%, 20%).
Principe de refacturation avec TVA
Lorsque vous refacturez des frais à un client, vous devez appliquer la TVA sur le montant total des frais refacturés. La règle est la suivante :
- Si la TVA sur le coût d’origine est récupérable, vous refacturez le montant HT et ajoutez la TVA de 20%.
- Si la TVA sur le coût d’origine n’est pas récupérable, vous refacturez le montant TTC avec la TVA de 20% appliquée sur ce montant.
Voici comment procéder :
- Identifier les frais refacturables :
- Nuit d’hôtel : Montant TTC avec TVA à 10% récupérable.
- Billet de train : Montant TTC sans possibilité de récupération de la TVA.
- Repas au restaurant : Montant TTC, TVA à 10% ou 5,5% selon le type de repas.
- Calculer le montant total des frais :
- Nuit d’hôtel : 100 € TTC avec 10% de TVA → 90,91 € HT
- Billet de train : 50 € TTC (TVA non récupérable)
- Repas au restaurant : 30 € TTC avec 10% de TVA → 27,27 € HT
- Refacturer avec la TVA à 20% :
- Nuit d’hôtel (TVA récupérable) :
- Montant HT : 90,91 €
- TVA à 20% : 90,91 € * 0.20 = 18,18 €
- Montant TTC refacturé : 90,91 € + 18,18 € = 109,09 €
- Billet de train (TVA non récupérable) :
- Montant TTC : 50 €
- TVA à 20% sur le TTC : 50 € * 0.20 = 10 €
- Montant TTC refacturé : 50 € + 10 € = 60 €
- Repas au restaurant (TVA récupérable) :
- Montant HT : 27,27 €
- TVA à 20% : 27,27 € * 0.20 = 5,45 €
- Montant TTC refacturé : 27,27 € + 5,45 € = 32,72 €
- Nuit d’hôtel (TVA récupérable) :
Pourquoi appliquer 20% de TVA ?
La loi stipule que la refacturation de frais doit se faire au même taux de TVA que la prestation principale fournie. Étant donné que la micro-entreprise offre une prestation de service à 20%, tous les frais liés à cette prestation doivent également être refacturés à ce taux, simplifiant ainsi la gestion fiscale.
Que faire pour rester conforme ?
- Tenir une comptabilité précise : enregistrez chaque dépense avec ses détails de TVA. Calculez correctement les montants HT et TTC lors de la refacturation.
- Passer par La Consulterie : Vous n’avez alors plus à avancer les coûts, vous payez vos frais avec la carte d’entreprise de La Consulterie sans avancer l’argent.
- Consulter un expert-comptable : Pour des conseils adaptés et spécifiques à votre situation, il est recommandé de consulter un expert-comptable.
- Utiliser un logiciel de facturation : Les logiciels de facturation peuvent automatiser le calcul de la TVA et garantir la conformité avec les règles fiscales. Vous restez cependant responsables de bien choisir votre TVA.
La refacturation des frais pour une micro-entreprise assujettie à la TVA doit suivre des règles strictes en matière de TVA, visant à harmoniser les taux appliqués et assurer la transparence fiscale. Assurez-vous de comprendre ces règles pour éviter les erreurs et rester en conformité avec les obligations fiscales.